POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest WALDI AID Maciej Skibiński, z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim przy ul. Belzackiej 181a, 97-300 Piotrków Trybunalski, adres e-mail: maciej@waldi.net.pl, telefon: +48 601 80 75 70, zwany dalej „Administratorem”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail, telefonicznie lub pisemnie na adres siedziby.

2. Zakres i źródła danych

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności, obsługi strony internetowej, komunikacji z klientami i kontrahentami, przygotowywania ofert oraz realizacji zamówień.

W zależności od sytuacji mogą to być w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres zamieszkania, korespondencyjny lub adres prowadzenia działalności;
• adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
• nazwa firmy, NIP oraz dane osób reprezentujących przedsiębiorców;
• dane dotyczące zapytań, ofert, zamówień, umów, płatności i dokumentów księgowych;
• informacje dotyczące pojazdu, w tym marka, model, numer rejestracyjny lub VIN, jeżeli są niezbędne do realizacji sprawy;
• informacje przekazane w korespondencji, formularzach, załącznikach i dokumentacji związanej z realizacją zamówienia lub dofinansowania;
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony internetowej, w tym adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, odwiedzanych podstronach oraz zdarzeniach rejestrowanych przez zaakceptowane narzędzia analityczne.

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od jej upoważnionego przedstawiciela lub od przedsiębiorcy, z którym Administrator współpracuje, w zakresie dopuszczonym przepisami prawa.

Administrator prosi o przekazywanie wyłącznie danych niezbędnych do załatwienia konkretnej sprawy.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

a) Obsługa zapytań i przygotowanie ofert

W celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, ustalenia warunków współpracy i podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie wiąże się z działaniami przed zawarciem umowy z osobą, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do obsługi korespondencji lub uzasadnionych interesów Administratora.

b) Zawarcie i realizacja umowy

W celu realizacji zamówienia, sprzedaży produktów lub usług, organizacji dostawy, współpracy z partnerami, kontaktu z klientem oraz obsługi reklamacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odpowiednich przypadkach dotyczących osób działających w imieniu kontrahentów.

c) Obowiązki księgowe i podatkowe

W celu wystawiania i przechowywania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa.

d) Dochodzenie i obrona roszczeń

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz dokumentowania przebiegu współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

e) Bezpieczeństwo i funkcjonowanie strony internetowej

W celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, ochrony przed nadużyciami, diagnozowania problemów technicznych oraz prowadzenia niezbędnych logów serwera.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile przetwarzanie jest rzeczywiście niezbędne do realizacji wskazanych celów.

f) Statystyki i analityka strony internetowej

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody Administrator korzysta z Google Analytics 4 w celu analizowania ruchu na stronie, źródeł odwiedzin i zdarzeń, takich jak kliknięcie numeru telefonu lub wysłanie formularza.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie użytkownika.

g) Analiza sposobu korzystania ze strony

Po uzyskaniu odrębnej zgody Administrator może korzystać z narzędzia Smartlook do analizy przebiegu wizyt, w tym map aktywności i odtwarzania sesji, zgodnie z zastosowanymi ustawieniami prywatności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

h) Działania marketingowe

Dane mogą być wykorzystywane do prowadzenia dozwolonych działań informacyjnych i marketingowych. W przypadku marketingu wymagającego odrębnej zgody Administrator uzyskuje ją zgodnie z przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej i ochrony danych osobowych.

Zgoda na analitykę strony nie jest równoznaczna ze zgodą na otrzymywanie informacji handlowych.

4. Dane dotyczące zdrowia i sytuacji związanej z niepełnosprawnością

Ze względu na charakter działalności związanej z adaptacją pojazdów do potrzeb osób z ograniczoną mobilnością w korespondencji lub dokumentacji mogą pojawić się informacje dotyczące niepełnosprawności, stanu zdrowia, potrzeb użytkownika pojazdu albo korzystania z określonych form dofinansowania.

Informacje te nie są zbierane w szerszym zakresie, niż jest to potrzebne do rozpatrzenia sprawy, przygotowania rozwiązania lub realizacji zamówienia.

Jeżeli przekazane informacje stanowią dane dotyczące zdrowia lub inną szczególną kategorię danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie i na podstawie odpowiedniej przesłanki prawnej przewidzianej w RODO, w tym – jeżeli jest to właściwe – na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Prosimy o nieprzekazywanie szczegółowych informacji o stanie zdrowia, niepełnosprawności ani innych danych wrażliwych, jeżeli nie są one niezbędne do załatwienia sprawy. W razie potrzeby Administrator może wskazać odpowiedni sposób przekazania takich informacji.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być przekazywane odbiorcom, jeżeli jest to niezbędne do realizacji wskazanych celów, wynika z przepisów prawa lub opiera się na innej właściwej podstawie prawnej.

Odbiorcami mogą być w szczególności:

• dostawcy hostingu, serwerów, poczty elektronicznej i usług informatycznych;
• dostawcy systemów fakturowania, księgowości, zarządzania relacjami z klientami i innych narzędzi wykorzystywanych do obsługi działalności;
• biuro rachunkowe lub podmioty świadczące obsługę księgową;
• firmy kurierskie, transportowe i dostawcze;
• producenci pojazdów, dealerzy, dostawcy wyposażenia oraz partnerzy uczestniczący w realizacji zamówienia lub adaptacji;
• dostawcy narzędzi analitycznych, reklamowych i treści zewnętrznych, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę;
• banki, operatorzy płatności, instytucje finansujące oraz właściwe organy publiczne – w zakresie wymaganym lub uzasadnionym konkretną sprawą.

Zakres przekazywanych danych powinien odpowiadać celowi współpracy z danym odbiorcą.

Jeżeli dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, a przepisy tego wymagają, podstawą współpracy jest odpowiednia umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych lub inny wymagany instrument prawny. Dostawcy mogą mieć również własne, niezależne obowiązki prawne dotyczące przetwarzania danych.

6. Bezpieczeństwo danych i korzystanie z zewnętrznych systemów informatycznych

Administrator stosuje odpowiednie do charakteru, zakresu i ryzyka przetwarzania środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną zmianą.

W ramach działalności Administrator może korzystać z zewnętrznych systemów informatycznych, w tym systemów fakturowania, księgowości, poczty elektronicznej, przechowywania dokumentów, hostingu i obsługi klienta. W systemach tych mogą być przetwarzane dane niezbędne do prowadzenia korespondencji, przygotowania ofert, zawierania i realizacji umów oraz wypełniania obowiązków prawnych.

Administrator dobiera dostawców z uwzględnieniem charakteru świadczonych usług i wymogów ochrony danych, a także podejmuje odpowiednie działania w celu zapewnienia, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami i przy zastosowaniu adekwatnych zabezpieczeń.

Korzystanie z zewnętrznego systemu informatycznego nie oznacza, że dane są pozbawione ochrony lub że Administrator rezygnuje z obowiązków wynikających z RODO. Jednocześnie żadne rozwiązanie techniczne nie daje bezwzględnej gwarancji wyeliminowania wszystkich zagrożeń związanych z bezpieczeństwem informacji.

W przypadku stwierdzenia incydentu mogącego mieć wpływ na bezpieczeństwo danych Administrator podejmuje działania adekwatne do jego charakteru i ryzyka, w tym analizuje okoliczności zdarzenia, ustala możliwy zakres naruszenia, podejmuje działania ograniczające jego skutki oraz realizuje obowiązki informacyjne i zgłoszeniowe, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Jeżeli naruszenie dotyczy danych przetwarzanych przez zewnętrznego dostawcę, Administrator podejmuje odpowiednie działania w celu uzyskania informacji niezbędnych do oceny zdarzenia i realizacji obowiązków wynikających z RODO.

W zależności od okoliczności zdarzenia może być konieczne zgłoszenie naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz poinformowanie osób, których dane dotyczą. Zakres i sposób reakcji są ustalane zgodnie z obowiązującymi przepisami i oceną ryzyka dla praw i wolności tych osób.

Postanowienia niniejszej sekcji nie wyłączają ani nie ograniczają praw osób, których dane dotyczą, ani odpowiedzialności Administratora lub innych podmiotów w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych usług informatycznych, analitycznych lub reklamowych dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli w związku z korzystaniem z usług Administratora dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w RODO, odpowiedniego do konkretnej usługi i okoliczności transferu, np. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

Informacje dotyczące właściwego mechanizmu przekazywania danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub niezbędny do ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

W szczególności:

• dane związane z zapytaniami i ofertami są przechowywane przez czas obsługi sprawy, a następnie, gdy jest to uzasadnione, do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń;
• dane związane z zawieraniem i realizacją umów są przechowywane przez czas realizacji współpracy oraz przez okres niezbędny do rozliczenia i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa;
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub ustania celu, z zastrzeżeniem danych, które muszą być dalej przechowywane na innej podstawie prawnej;
• dane związane z bezpieczeństwem serwisu są przechowywane przez okres wynikający z celu prowadzenia logów i przyjętych zasad bezpieczeństwa;
• dane analityczne są przechowywane zgodnie z konfiguracją narzędzi analitycznych oraz ustawieniami retencji właściwymi dla danej usługi.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze ich przechowywanie nie jest wymagane przez przepisy prawa albo uzasadnione inną prawnie dopuszczalną podstawą.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia lub realizacji umowy, wystawienia dokumentów księgowych albo wykonania obowiązków prawnych.

Niepodanie danych niezbędnych do realizacji danej sprawy może uniemożliwić jej prawidłowe przeprowadzenie.

Podanie danych do celów analitycznych i reklamowych opartych na zgodzie jest dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji strony, z zastrzeżeniem funkcjonalności wymagających zewnętrznych technologii, które użytkownik może odblokować po wyrażeniu odpowiedniej zgody.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie i na zasadach przewidzianych w RODO – prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki ustawowe;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy.

W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem. W uzasadnionych przypadkach Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania oraz – po uzyskaniu odpowiednich zgód – prowadzenia statystyk, analizy zachowań użytkowników, wyświetlania treści zewnętrznych i realizacji działań reklamowych.

Stosowane technologie mogą obejmować:

a) Technologie niezbędne

Służące do prawidłowego działania serwisu, zapamiętywania ustawień prywatności lub zapewnienia bezpieczeństwa. Technologie, które są rzeczywiście niezbędne do świadczenia żądanej usługi albo transmisji komunikatu, nie wymagają zgody w zakresie przewidzianym przepisami.

b) Google Analytics 4

Narzędzie służące do pomiaru ruchu na stronie, źródeł odwiedzin oraz wybranych zdarzeń, takich jak kliknięcie numeru telefonu lub wysłanie formularza. Narzędzie jest uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody.

c) Smartlook

Narzędzie pozwalające analizować sposób korzystania ze strony, w tym przebieg wizyty i mapy aktywności. Jest uruchamiane po uzyskaniu odrębnej zgody. Konfiguracja powinna wykluczać rejestrowanie danych wpisywanych w formularzach oraz innych obszarów, które nie powinny być nagrywane.

d) Treści zewnętrzne i funkcje reklamowe

Osadzone filmy, mapy oraz narzędzia reklamowe, w tym piksele reklamowe, mogą przekazywać dane dostawcom zewnętrznym. Są uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody, jeżeli jest ona wymagana.

Google Search Console służy do analizy widoczności witryny w wyszukiwarce i, samo w sobie, nie wymaga dodawania skryptu śledzącego aktywność odwiedzających na stronie.

12. Zarządzanie zgodami i wycofanie zgody

Użytkownik może zaakceptować lub odrzucić poszczególne kategorie technologii, z wyjątkiem tych, które są niezbędne do działania serwisu lub do wykonania żądanej usługi w zakresie przewidzianym prawem.

Wybór zgód jest zapamiętywany przez 180 dni. Przycisk „Prywatność” pozwala zmienić ustawienia lub wycofać wcześniej udzielone zgody.

Wycofanie zgody powoduje zaprzestanie przyszłego przetwarzania opartego na tej zgodzie, w zakresie zależnym od danej integracji i konfiguracji serwisu. Nie powoduje ono automatycznego usunięcia danych, które zostały wcześniej przekazane dostawcom usług. Wnioski o usunięcie takich danych można kierować do Administratora, który oceni je zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Użytkownik może także zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki. Ograniczenie niektórych technologii może jednak wpłynąć na działanie wybranych funkcji strony.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, chyba że użytkownik zostanie poinformowany o takim przetwarzaniu i zastosowanie znajdzie odpowiednia podstawa prawna przewidziana w RODO.

Korzystanie z narzędzi statystycznych nie oznacza samo w sobie podejmowania zautomatyzowanych decyzji o skutkach prawnych.

14. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania strony internetowej, wykorzystywanych narzędzi lub procesów przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie internetowej. Przy istotnych zmianach Administrator podejmie działania informacyjne, jeżeli będą one wymagane przepisami prawa.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej polityki, przetwarzania danych osobowych i realizacji praw osób, których dane dotyczą, prosimy o kontakt:

WALDI AID Maciej Skibiński
ul. Belzacka 181a, 97-300 Piotrków Trybunalski
E-mail: maciej@waldi.net.pl
Telefon: +48 601 80 75 70

Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych: www.uodo.gov.pl.